Politique de confidentialité

1

Responsable du traitement

CivicAI Inc., société enregistrée au Québec, Canada, est responsable du traitement des données personnelles collectées via la plateforme NexHire Enterprise Intelligence Platform.

Coordonnées : CivicAI Inc., Montréal, Québec, Canada
Courriel : privacy@nexhire.ca

2

Données collectées

Catégorie	Données	Finalité
Compte	Adresse courriel, nom complet, nom de l'organisation	Authentification, facturation, support
Utilisation	Questions posées à l'agent IA, connecteurs utilisés, actions effectuées	Fourniture du Service, amélioration, journal d'audit
Techniques	Adresse IP, navigateur, timestamps de connexion	Sécurité, détection de fraude
Tokens OAuth	Tokens d'accès chiffrés Fernet (AES-128)	Connexion sécurisée aux systèmes de l'organisation

        Important : NexHire ne stocke ni ne lit le contenu de vos systèmes connectés au-delà de ce qui est strictement nécessaire pour répondre à vos questions. Les tokens OAuth ne sont jamais lisibles en clair par NexHire.
      

3

Finalités du traitement

Fournir et améliorer le Service NexHire EIP
Personnaliser les réponses de l'agent IA selon votre organisation
Assurer la sécurité et détecter les accès non autorisés
Respecter nos obligations légales (journal d'audit, conservation)
Traiter la facturation et la gestion des abonnements via Stripe
Vous envoyer des communications relatives au Service (pas de marketing sans consentement)

4

Conformité — PIPEDA & législations provinciales

NexHire est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE / PIPEDA), loi fédérale canadienne applicable à l'ensemble du pays.

Pour les clients établis au Québec, NexHire respecte également les exigences de la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels).

Vous disposez des droits suivants :

Droit d'accès — obtenir une copie de vos données personnelles
Droit de rectification — corriger des données inexactes
Droit de suppression — demander l'effacement de vos données
Droit à la portabilité — recevoir vos données dans un format structuré
Droit d'opposition — vous opposer à certains traitements

Pour exercer ces droits : privacy@nexhire.ca

5

Sous-traitants et tiers

Sous-traitant	Rôle	Localisation
Supabase	Base de données PostgreSQL	Canada / USA
Render	Hébergement de l'application	USA
OpenAI	Traitement des questions par l'IA	USA
Stripe	Gestion des paiements et abonnements	USA

        OpenAI : Les questions sont transmises à OpenAI via l'API — elles ne sont pas stockées ni utilisées pour l'entraînement des modèles dans le cadre de l'utilisation API professionnelle.
      

6

Conservation des données

Données de compte : durée de l'abonnement actif + 12 mois après résiliation
Journal d'audit : 7 ans (obligations légales canadiennes)
Logs techniques : 90 jours
Tokens OAuth : supprimés immédiatement à la déconnexion d'un connecteur

7

Cookies et traçage

NexHire n'utilise aucun cookie publicitaire ni outil de traçage tiers (Google Analytics, Meta Pixel, etc.).

Seul un token d'authentification JWT est stocké en mémoire locale du navigateur (localStorage) pour maintenir votre session. Ce token expire automatiquement.

8

Transferts internationaux

Certaines données transitent via des serveurs situés aux États-Unis (OpenAI, Stripe, Render). Ces transferts sont encadrés par des clauses contractuelles types (CCT) conformes aux standards internationaux et à la LPRPDE/PIPEDA.

9

Incidents et violations

En cas de violation de données susceptible de causer un préjudice sérieux, NexHire s'engage à :

Notifier la Commission d'accès à l'information (CAI) dans les 72 heures
Informer les personnes concernées dans les meilleurs délais
Documenter l'incident dans le registre des incidents