NexHire EIP — Guide de configuration IT

N

NexHire EIP

Usage interne · Équipe IT

Guide de
configuration
IT

Tout ce dont votre équipe informatique a besoin pour déployer, configurer et maintenir NexHire EIP sur agenthub.nexhire.ca.

01

Prérequis & accès initiaux

02

Compte de service Microsoft 365

03

Dossiers NexHire-Public SharePoint

04

Migrations base de données (Supabase)

05

Connexion des connecteurs dans NexHire

06

Mappage SharePoint → Départements

07

Gestion des utilisateurs & rôles

08

Maintenance & alertes

Prérequis

Avant de commencer

Accès requis : vous devez être administrateur global (Global Admin) ou administrateur de l'application sur le tenant Microsoft 365 de votre organisation.

Informations à préparer

Élément	Exemple / format
Nom de domaine M365	votreorg.onmicrosoft.com
Identifiant tenant Azure AD	GUID (ex. 3a4b5c…)
URL SharePoint admin	https://votreorg-admin.sharepoint.com
Adresse email owner NexHire	admin@votreorg.com

Navigateurs supportés

Chrome 110+, Firefox 115+, Edge 110+. Safari supporté mais non recommandé pour l'administration.

Ports et URLs à autoriser (pare-feu)

# Autorisez en sortie HTTPS (443) :
agenthub.nexhire.ca
graph.microsoft.com
login.microsoftonline.com
api.openai.com
        

Création du compte owner NexHire

1

S'inscrire sur agenthub.nexhire.ca

Cliquez Créer un compte. Utilisez l'adresse email officielle de l'organisation. Le premier compte créé reçoit automatiquement le rôle owner.

2

Nommer l'organisation

Après inscription, l'assistant de démarrage (onboarding) demande le nom de l'organisation et les départements. Entrez les noms exacts tels qu'ils apparaissent dans vos sites SharePoint — cela facilite le mappage automatique.

3

Créer les départements

Menu Gestion → Départements. Créez un département par service (RH, Finance, TI, Direction, etc.). Ces noms sont utilisés pour isoler les documents du Centre de connaissances.

4

Inviter les administrateurs

Menu Gestion → Membres → Inviter. Les comptes invités reçoivent le rôle user par défaut. Élever au rôle admin nécessite l'approbation explicite du owner (voir section 07).

Important : ne partagez pas le compte owner. Créez des comptes admin distincts pour les membres de l'équipe IT.

Recommandé

Compte de service dédié

NexHire EIP se connecte à Microsoft 365 via OAuth 2.0. Il est fortement recommandé d'utiliser un compte de service dédié plutôt qu'un compte personnel d'administrateur, pour éviter toute coupure en cas de départ ou de changement de mot de passe.

Ne jamais utiliser le compte d'un employé pour connecter NexHire. Si cet employé quitte l'organisation, la synchronisation M365 sera interrompue.

Création dans Azure Active Directory

1

Ouvrir le portail Azure

portal.azure.com → Azure Active Directory → Utilisateurs → Nouvel utilisateur

2

Renseigner les informations

Nom d'utilisateur : nexhire-service@votreorg.onmicrosoft.com
Nom d'affichage : NexHire Service Account
Rôle Azure AD : Utilisateur standard (pas Admin global)

3

Configurer le mot de passe permanent

Décochez L'utilisateur doit changer son mot de passe à la prochaine connexion.
Dans Azure AD → Utilisateurs → Stratégies de mot de passe : activez Mot de passe sans expiration pour ce compte spécifiquement.

Licence et permissions

4

Attribuer une licence M365 Basic

Azure AD → Utilisateurs → nexhire-service → Licences → + Attributions
Sélectionnez Microsoft 365 Business Basic (la moins coûteuse).
Cette licence est requise pour le OAuth SharePoint.

5

Accès en lecture aux sites SharePoint

SharePoint Admin Center → Sites → Sites actifs.
Pour chaque site à indexer : Autorisations → Ajouter des membres → ajoutez nexhire-service avec le rôle Membre (lecture suffisante).

6

Vérification de connexion

Connectez-vous une fois sur portal.office.com avec le compte de service pour activer le compte et accepter les conditions. Le token OAuth ne sera généré qu'après cette activation.

Récapitulatif du compte de service

UPN	nexhire-service@votreorg.com
Licence	Microsoft 365 Business Basic
Rôle Azure AD	Utilisateur standard
Mot de passe	Permanent (sans expiration)
Accès SharePoint	Membre (lecture) sur sites ciblés

NexHire envoie une alerte automatique par email à J-14 et J-7 avant l'expiration du refresh token OAuth (90 jours d'inactivité). Assurez-vous que le owner reçoit ces emails.

Contrôle des contenus indexés

Le dossier NexHire-Public

NexHire EIP n'indexe que les fichiers placés dans un dossier nommé exactement NexHire-Public à la racine de chaque site SharePoint. Aucun autre fichier n'est jamais lu ou indexé.

Ce mécanisme garantit que seuls les documents explicitement approuvés par IT sont exposés aux utilisateurs NexHire. Les fichiers personnels, les brouillons et les documents restreints restent totalement invisibles.

Nom exact obligatoire : le dossier doit s'appeler NexHire-Public (P majuscule, tiret, pas d'espace). Toute autre orthographe sera ignorée par le moteur d'indexation.

Structure SharePoint attendue

# Structure d'un site SharePoint
Site : RH-Département
└── Documents (bibliothèque par défaut)
    ├── NexHire-Public/          ← indexé
    │   ├── Politique-conges.pdf
    │   ├── Onboarding-2026.docx
    │   └── Guide-avantages.pdf
    ├── Privé/                      ← ignoré
    ├── Brouillons/                 ← ignoré
    └── Contrats-confidentiels/     ← ignoré
          

Formats supportés

PDF DOCX TXT MD (Markdown) Taille max : 10 Mo par fichier

Les fichiers au format XLSX, PPTX, images ou ZIP ne sont pas indexés et seront silencieusement ignorés.

Créer le dossier NexHire-Public sur un site SharePoint

1

Ouvrir le site SharePoint

Naviguez sur le site concerné → onglet Documents (bibliothèque de documents par défaut).

2

Créer un nouveau dossier

Cliquez + Nouveau → Dossier. Nommez-le exactement NexHire-Public.

3

Définir les permissions du dossier

Clic droit sur le dossier → Gérer l'accès. Assurez-vous que nexhire-service a au moins le rôle Lecture.

4

Déposer les documents approuvés

Glissez les documents PDF/DOCX/TXT à partager dans ce dossier. Répétez pour chaque site SharePoint.

Cette étape est réservée aux administrateurs NexHire ayant accès au projet Supabase. Si NexHire EIP est hébergé en mode SaaS (agenthub.nexhire.ca), ces migrations sont déjà appliquées par l'équipe NexHire. Vérifiez avec votre interlocuteur avant d'exécuter.

Ordre d'exécution des migrations

#	Fichier	Description	Statut
36	`phase36_role_requests.sql`	Table role_change_requests — demandes d'élévation de rôle	Requis
37	`phase37_m365_refresh_tracking.sql`	Colonne refresh_token_issued_at dans connectors — suivi expiration token M365	Requis
38	`phase38_knowledge_dept_isolation.sql`	Colonne department_id dans knowledge_documents — isolation par département	Requis
39	`phase39_sharepoint_mappings.sql`	Table sharepoint_dept_mappings — mappage sites SharePoint → départements	Requis

Procédure d'exécution dans Supabase

1

Ouvrir Supabase SQL Editor

supabase.com → votre projet → onglet SQL Editor → + New query

2

Exécuter dans l'ordre

Copiez le contenu de chaque fichier SQL dans l'éditeur. Exécutez les migrations dans l'ordre numérique (36 → 37 → 38 → 39).

3

Vérifier le résultat

Chaque script utilise IF NOT EXISTS — aucune erreur si déjà exécuté. Un résultat Success sans erreur rouge confirme la réussite.

-- Vérification post-migration (optionnel)
SELECT table_name
FROM information_schema.tables
WHERE table_schema = 'public'
  AND table_name IN (
    'role_change_requests',
    'sharepoint_dept_mappings'
  );

-- Vérification colonnes
SELECT column_name
FROM information_schema.columns
WHERE table_name = 'knowledge_documents'
  AND column_name = 'department_id';
          

Les migrations utilisent des instructions ALTER TABLE … ADD COLUMN IF NOT EXISTS et CREATE TABLE IF NOT EXISTS — elles sont donc idempotentes et peuvent être réexécutées sans risque.

Section 05

Connexion des connecteurs

Microsoft 365

1

Aller dans Paramètres → Connecteurs

Connectez-vous avec le compte owner sur agenthub.nexhire.ca.

2

Cliquer "Connecter Microsoft 365"

Une fenêtre OAuth Microsoft s'ouvre. Connectez-vous avec le compte de service (nexhire-service@votreorg.com), pas votre compte personnel.

3

Accepter les permissions

Microsoft demande les permissions : Sites.Read.All, Files.Read.All, User.Read. Cliquez Accepter. Le connecteur passe à l'état Connecté.

4

Vérifier le statut

La tuile M365 affiche le statut Connecté et la date de dernière synchronisation. Si Erreur — token expiré apparaît, reconnectez avec le compte de service.

Jira / GitHub / autres connecteurs : même procédure OAuth. Utilisez si possible des comptes de service dédiés (ex. nexhire-jira@org.com).

Section 06

Mappage SharePoint → Départements

Chaque site SharePoint doit être associé à un département NexHire. Cette opération détermine quels utilisateurs ont accès aux documents de ce site dans le Centre de connaissances.

1

Centre de connaissances → "Détecter les sites"

Cliquez le bouton 🔍 Détecter les sites SharePoint. NexHire interroge l'API Microsoft Graph et liste tous les sites accessibles via le compte de service.

2

Associer chaque site à un département

Un menu déroulant apparaît par site. Sélectionnez le département NexHire correspondant. Laissez vide pour un site accessible à toute l'organisation (org-wide).

3

Enregistrer les mappages

Cliquez Enregistrer les mappages. Les paramètres sont sauvegardés et seront utilisés à chaque synchronisation.

4

Lancer la synchronisation

Cliquez Indexer maintenant. NexHire parcourt uniquement les dossiers NexHire-Public de chaque site et indexe les documents selon les mappages configurés.

Résultat attendu

Un résumé s'affiche : X documents indexés, Y ignorés. Si un site n'a pas de dossier NexHire-Public, un avertissement ⚠️ est affiché — ce site est ignoré et aucune erreur n'est générée.

Rôles disponibles

Matrice des permissions

owner

Accès complet. Gère l'organisation, les connecteurs, approuve les demandes d'élévation de rôle. Un seul par organisation.

admin

Gestion des membres, connecteurs, Centre de connaissances. Peut inviter de nouveaux utilisateurs. Nécessite approbation du owner pour être promu.

manager

Accès aux rapports budgétaires, licences et historique. Lecture seule sur les données de gestion. Nécessite approbation du owner.

user

Rôle par défaut pour tout nouvel invité. Accès au Centre de connaissances (son département uniquement) et à l'agent IA.

Inviter un utilisateur

1

Gestion → Membres → Inviter

Entrez l'adresse email. Le rôle initial est toujours user. Un email d'invitation est envoyé avec un lien sécurisé.

2

L'utilisateur clique le lien d'invitation

Il crée son compte ou se connecte. NexHire associe automatiquement son compte à votre organisation avec le rôle correct.

3

Assigner au département

Gestion → Membres → cliquez sur l'utilisateur → Département. Cette affectation contrôle les documents du Centre de connaissances accessibles.

Élever un rôle (admin ou manager)

Promouvoir un utilisateur en manager ou admin nécessite l'approbation explicite du owner. Cette règle s'applique même si la modification est initiée par un admin.

1

Admin modifie le rôle

Gestion → Membres → menu déroulant du rôle. La demande est soumise, l'utilisateur reste user en attendant.

2

Owner reçoit la notification

Un panneau Demandes de rôle en attente apparaît dans Gestion → Membres pour le owner uniquement.

3

Owner approuve ou refuse

Cliquez Approuver : le rôle est appliqué immédiatement. Cliquez Refuser : la demande est archivée, le rôle reste inchangé.

Supprimer un membre

Un membre peut être supprimé par un admin ou owner. Si un utilisateur s'est inscrit avec une mauvaise organisation (compte conflicté ⚠️), il apparaît dans la liste et peut être retiré.

Bonnes pratiques

✓Affectez toujours chaque utilisateur à son département après invitation

✓Ne créez pas plus d'un compte owner par organisation

✓Révoquez l'accès des employés qui quittent l'organisation dès leur départ

✓Auditez régulièrement les rôles manager/admin (Gestion → Membres)

Maintenance périodique

Calendrier de maintenance

Fréquence	Action	Responsable
Hebdomadaire	Vérifier le statut des connecteurs (page Paramètres → Connecteurs)	IT Admin
Mensuel	Auditer les rôles et membres actifs ; retirer les comptes inactifs	Owner / IT Admin
Mensuel	Mettre à jour les dossiers NexHire-Public (ajouter/archiver des documents)	IT par département
Trimestriel	Vérifier la date d'expiration du token OAuth M365 (alerte automatique à J-14)	Owner
Au besoin	Relancer la synchronisation après ajout de documents dans NexHire-Public	IT Admin

Alertes email automatiques

⚠️ J-14 avant expiration token M365 : email d'avertissement envoyé au owner. Action requise : reconnecter M365 dans Paramètres → Connecteurs avant la coupure.

🔴 J-7 avant expiration token M365 : alerte urgente. Sans action, la synchronisation SharePoint sera interrompue et les documents ne seront plus mis à jour.

Résolution de problèmes

Problèmes courants

🔴 Connecteur M365 en erreur "Token expiré"

Reconnectez le compte de service dans Paramètres → Connecteurs → Microsoft 365 → Reconnecter. Utilisez toujours le compte nexhire-service@votreorg.com.

⚠️ Site SharePoint sans dossier NexHire-Public

Un avertissement s'affiche lors de la synchronisation. Créez le dossier dans SharePoint (voir section 03) puis relancez la synchronisation.

❓ Utilisateur ne voit pas de documents dans le Centre de connaissances

Vérifiez : (1) l'utilisateur est bien assigné à un département, (2) le site SharePoint est mappé à ce département, (3) des fichiers sont présents dans NexHire-Public.

❓ Invitation non reçue par l'utilisateur

Vérifiez les spams. Re-invitez depuis Gestion → Membres si nécessaire. L'email est envoyé via Resend depuis no-reply@nexhire.ca.

❓ Utilisateur avec ⚠️ "Org. incorrecte" dans la liste membres

L'utilisateur s'est inscrit sans utiliser le lien d'invitation. Supprimez ce compte (bouton Supprimer actif), puis renvoyez l'invitation.

❓ Sites SharePoint non détectés lors de "Détecter les sites"

Vérifiez que le compte de service a bien le rôle Membre sur les sites concernés dans SharePoint Admin Center.

Support technique NexHire

contact@nexhire.ca

Lundi–vendredi · 9h–17h HNE